Beranda > Artikel > membuat rencana

membuat rencana


Masa lalu adalah masa yang bukan milik kita lagi. Masa sekarang adalah anugrah, maka manfaatkanlah sebaik mungkin. Sedangkan masa depan belum tentu milik kita dan penuh ketidakpastian. Itulah mengapa diperlukan perencanaan hidup agar kita mudah melakukan tindakan tertentu jika dibutuhkan.

Sebagian besar dari Anda mungkin bingung jika dihadapkan pada pertanyaan “Apa rencana Anda dalam 1 atau 5 tahun kedepan ?”. Di sisi lain ada juga orang yang berputus asa karena apa yang ia rencanakan dalam hidupnya tidak pernah tercapai. Pepatah “biarkan hidup mengalir seperti air” terkadang membawa kita pada satu sikap hidup tanpa perencanaan dan tanpa target. Sebagian dari kita lupa bahwa untuk bisa mengalir dengan baik, air juga butuh saluran atau parit. Begitu juga Anda.. untuk bisa hidup lebih baik, maka perlu target dan perencanaan. Dibawah ini beberapa tips dalam membuat tujuan an perencanaan dalam hidup Anda :

Spesifik pada tujuan Anda. “Saya ingin memiliki uang 1 miliar” lebih baik daripada hanya “Saya ingin kaya”. Semakin spesifik semakin baik. “Saya ingin memiliki mobil seharga 200 juta” lebih baik daripada “Saya ingin memiliki mobil. Apa saja bentuknya, mereknya, pokoknya bisa jalan.” Dengan tujuan yang spesifik, Anda akan lebih fokus pada tujuan tersebut.
Tetapkan tenggang waktu (deadline) untuk tujuan Anda. Kalau Anda tidak menetapkan deadline, tujuan tersebut tidak akan tercapai. Mengapa? Terlalu banyak yang harus Anda kerjakan dalam hidup Anda. Jadi hanya yang memiliki deadline yang Anda rasa perlu Anda capai. Jangan terlalu khawatir tenggang waktu tersebut meleset. Itu wajar terjadi. Pernahkah Anda berjalan jalan kemudian Anda melihat satu restoran yang menarik. “Kelihatannya enak. Ah, saya akan ke sana”. Anda sudah menetapkan tujuan. Tapi apakah Anda menetapkan deadline kapan akan ke sana? Jika tidak, kemungkinan Anda hanya akan melewatinya berkali-kali sambil ngiler. “Kapan-kapan aja deh. Kalau sempat”. Jadi kalau Anda memiliki tujuan “Saya ingin memiliki uang 1 miliar” tambahkan menjadi “Saya ingin memiliki uang 1 miliar di usia 50 tahun nanti”
Pastikan tujuan tersebut bisa tercapai. Jika tidak maka Anda bisa setengah mati berusaha untuk mencapainya, saat itu Anda sudah putus asa, dan kemungkinan meninggalkan tujuan Anda. Jangan terlalu muluk. Tetapi jangan pula tujuan itu terlalu enteng, Anda bisa tidak bersemangat dan meremehkan tujuan Anda sendiri.
Fokuslah pada satu tujuan terlebih dahulu. Anda barangkali memiliki banyak sekali impian. Membeli mobil, membeli rumah, berlibur, sekolah anak, dll. Kalau ditulis semua, satu buku tulis pun bisa kurang. Tetapkan satu tujuan terlebih dahulu yang ingin Anda capai. Tetapkan prioritas. Kemudian setelah tercapai baru berpindah ke tujuan yang lain. Keuntungannya adalah saat Anda mencapai satu tujuan, Anda akan lebih bersemangat untuk mencapai tujuan yang lain. Jika Anda memiliki dua ayam yang lepas dari kandang, bagaimana Anda menangkapnya? Jika Anda mengejar dua duanya sekaligus besar kemungkinan Anda tidak akan dapat menangkap satu pun. Lebih mudah jika Anda mengejar satu ayam lebih dahulu.
Anda dapat membagi tujuan tersebut dalam beberapa bagian, yaitu tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah dan tujuan jangka panjang. Tujuan jangka pendek contohnya adalah mempersiapkan pernikahan, bulan madu, membeli perabot, membeli peralatan elektronik, membeli mobil baru. Tujuan jangka menengah misalnya merencanakan untuk memiliki rumah sendiri dan membiayai sekolah anak. Dan untuk tujuan jangka panjang, misalnya Anda perlu merencanakan seberapa nyaman pensiun Anda, dan barangkali di masa tua Anda ingin berjalan-jalan ke luar negeri.
Pastikan Anda selalu ingat dengan tujuan tersebut. Tulis di secarik kertas. Gunakan huruf kapital yang besar. Tempelkan dimana Anda setiap hari bisa melihatnya dari jarak jauh. Anda bisa menempelnya dimana saja, di kamar, di pintu kulkas, di mobil, di atas TV, dimana Anda bisa melihatnya dengan jelas, setiap hari. Itu adalah pengingat akan tujuan Anda. Jika Anda ingin memiliki mobil, Anda bisa membeli miniatur mobil, taruh di meja kerja Anda. Jika Anda ingin berlibur, pasang poster tempat liburan di atas tempat tidur, sehingga Anda bisa melihatnya setiap malam. Pastikan Anda memiliki tujuan yang selalu bisa Anda lihat setiap hari. Hal ini akan membantu Anda memvisualisasikan apa yang ingin Anda capai ke dalam pikiran Anda.
Setiap tujuan pastilah ingin tercapai dengan baik. Seiring dengan bertambahnya waktu dan usia, secara periodik Anda sebaiknya melakukan revisi terhadap tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kalau perlu setiap hari Anda mereview kegiatan Anda, apa yang perlu Anda kerjakan, terobosan apa yang perlu dilakukan agar tujuan tersebut bisa tercapai. Hidup ini memang tidak selalu mulus. Di tengah jalan kemungkinan terdapat rintangan untuk mencapainya. Salah satunya apabila ada prioritas lain yang perlu dilakukan sehingga uang yang ada terpaksa dialokasikan untuk hal lain. Kemungkinan lain adalah kejadian tidak terduga, misalnya musibah, PHK, yang bisa mempengaruhi tujuan Anda. Revisi tujuan Anda apabila diperlukan. Anda bisa menetapkan waktu lebih panjang apabila diperlukan. Pilihan lain adalah menurunkan kualitas tujuan Anda sehingga sesuai dengan Anda kondisi yang sekarang. Kalau bisa pilihan terakhir ini jangan sampai dipilih. Tetap yakinkan diri Anda pada tujuan semula, dan bertahan untuk menggapainya.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Tujuan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Elemen perencanaan
Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti “tingkatkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk “meningkatkan profit 15%,” ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah “membangun 6 buah pabrik di China atau “mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

by ahmadfahrurozimahardani

Kategori:Artikel
  1. 20 Januari 2010 pukul 9:44 PM

    Met mlm kang,
    Simple nya PDCA alias Plan, Do, Check, Action…tapi jangan diselewengkan jadi Plan, Do, Cancel Again…
    Keep blogging ya.
    Salam dr kampus DWA…

  1. No trackbacks yet.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: